¿No tienes tiempo para ir personalmente a una institución o empresa a realizar un trámite importante? Tal vez trabajas como freelancer desde el exterior o vives ocupado con varios proyectos. Una carta de poder o contrato de mandato es una solución legal para este tipo de situaciones.
Muchos no saben cómo redactarla correctamente ni en qué situaciones es válida. En esta guía práctica te explicamos, con un lenguaje claro y ejemplos locales, cómo funciona un contrato de mandato en Colombia y cómo usarla de forma segura.
Un contrato de mandato es un contrato por el que tú (mandante) encargas a otra persona (mandatario) la gestión de uno o más asuntos por tu cuenta y riesgo. Está definido en el art. 2142 del Código Civil. En la práctica, ese encargo suele documentarse en una carta o contrato breve que la entidad receptora pueda verificar.
Lo usas para gestiones puntuales y de bajo riesgo (entregar documentos, radicar solicitudes, recoger certificados, pagar tasas) cuando la entidad lo permite. Si el acto es trascendental (p. ej., vender un inmueble, constituir una sociedad o otorgar poderes amplios), ya no basta el documento privado: allí entra la notaría y, a veces, la escritura pública.
Es importante destacar que un contrato de mandato puede ser un tipo de carta de poder, con un fondo jurídico especial.
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El contrato de mandato se respalda por el código civil colombiano y por legislaciones oficiales. Esta es la normativa a tener en cuenta:
El mandato puede darse por escritura pública o privada, por cartas, verbalmente o por cualquier medio inteligible (incluso por aceptación tácita). Art. 2149 C.C.
General vs. especial: Si abarcas “todos los asuntos”, es general; si limitas a un asunto concreto, es especial (art. 2156 C.C.). Para ciertos poderes judiciales, la ley exige forma solemne (ver siguiente punto).
Procesos judiciales: Los poderes generales para toda clase de procesos solo se confieren por escritura pública. Los especiales para uno o varios procesos pueden ir en documento privado, con los asuntos claramente identificados (art. 74 CGP).
Autenticación / presentación personal: Si otorgas el mandato en documento privado, debes presentarlo personalmente o reconocer firma ante juez o notario (reglas notariales).
Reconocimiento de documento privado: El Estatuto del Notariado (D. 960/1970) permite acudir al notario para reconocimiento de firma y contenido; muchas entidades lo exigen por seguridad.
Si estás en el exterior, los consulados de Colombia prestan el servicio de reconocimiento de firma en documento privado (útil para tu mandato).
Para trámites simples (p. ej., recoger un diploma, radicar un formulario), muchas entidades aceptan documento privado con tu firma y copias de cédulas; pero con frecuencia piden autenticación notarial o presentación personal. Es la forma de verificar que sí fuiste tú quien firmó.
Debes ir a notaría (o consulado) cuando:
El encargo mueve dinero o efectos relevantes (p. ej., cobrar sumas, certificaciones bancarias).
Delegas facultades amplias o indeterminadas (en cuyo caso podría requerirse escritura pública, especialmente en lo judicial).
La ley exige escritura pública, como vender un inmueble o ciertos actos solemnes. (Además, si el mandato es para enajenar o gravar un inmueble, debe identificarse plenamente el bien en el texto).
Das permiso a un hijo menor de edad para que salga de la ciudad o país con otra persona o institución.
¿Testigos? No son requisito general en Colombia, pero ayudan cuando no autenticas; no sustituyen la autenticación si la entidad la exige. En notaría no hacen falta testigos: la fe notarial suple esa necesidad.
Antes de escribir, piensa en claridad y límites. Incluye:
Lugar y fecha del otorgamiento.
Tus datos (mandante): nombre completo, cédula/pasaporte, domicilio.
Datos del mandatario: nombre completo, cédula/pasaporte, contacto.
Objeto concreto: describe el trámite específico (evita “para lo que se necesite”).
Facultades (si aplica): qué puede hacer (presentar/firmar documentos, pagar hasta $X, recibir notificaciones, etc.).
Vigencia: por cuánto tiempo o hasta que termine el trámite.
Firma del mandante (y del mandatario, aceptando).
Anexos: copias de cédulas.
Autenticación / presentación personal si la entidad lo pide (recomendable).
Lugar y fecha: Medellín, 20 de agosto de 2025.
Entre los suscritos: ANA MARÍA GÓMEZ LÓPEZ, mayor de edad, C.C. 43.610.947 de Medellín, domiciliada en Medellín, quien en adelante se denominará LA MANDANTE; y SANTIAGO GÓMEZ LÓPEZ, mayor de edad, C.C. 1.234.167 de Medellín, domiciliado en Medellín, quien en adelante se denominará EL MANDATARIO, hemos convenido en celebrar el CONTRATO DE MANDATO que se regirá por las siguientes cláusulas:
Primera – Objeto. LA MANDANTE confiere a EL MANDATARIO encargo para que, en su nombre y representación ante la DIAN, realice el trámite de actualización del Registro Único Tributario (RUT), incluyendo radicación, firma de formularios y recepción del certificado actualizado.
Segunda – Facultades. EL MANDATARIO podrá presentar y firmar documentos, efectuar pagos requeridos hasta por $200.000 COP, recibir comunicaciones y retirar el certificado, única y exclusivamente para el trámite descrito.
Tercera – Vigencia. Este mandato rige por 60 días contados desde la firma y termina al concluir el trámite.
Cuarta – Aceptación. EL MANDATARIO manifiesta su aceptación del presente encargo.
Quinta – Revocatoria. LA MANDANTE podrá revocar el mandato en cualquier momento, notificándolo a EL MANDATARIO y a la entidad.
Firmas:
LA MANDANTE: ___________________ (firma) – C.C. 43.210.987
EL MANDATARIO: ________________ (firma) – C.C. 1.234.567
Anexos: Copias de cédulas.
(Recomendación): Autenticar reconocimiento de firma y contenido en notaría o consulado si se usará en el exterior.
Aquí te ofrecemos un formato modelo que puede editar y tomar como base para tu propio contrato de mandato:
Descarga Word editable o imprime la versión en PDF.
Se recomienda personalizar a detalle cualquier formato y verificar con la entidad si exige autenticación o presentación personal.
Un contrato de mandato puede ser muy útil para ahorrar y agilizar trámites importantes, estas son algunas situaciones comunes donde lo puedes usar:
Trámites administrativos: radicar solicitudes, entregar/recoger documentos, actualizar datos, pagar derechos en alcaldías, secretarías, universidades o EPS.
Asuntos personales y contratos: renovar seguros, gestionar arrendamientos, reclamar certificados, retirar historias clínicas (según política de la entidad).
Bancario básico: retirar tarjetas de crédito o débito, pedir certificaciones o estados; para manejo de dinero, casi siempre te pedirán autenticación.
Logísticos: autorizar retiros de paquetes o correspondencia certificada.
Familia y menores: delegar matrículas o diligencias escolares/médicas (muchas instituciones piden autenticación).
En actos de alto impacto (p. ej., enajenar inmuebles), el mandato se otorga en escritura pública y el bien debe quedar plenamente identificado en el texto.
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No siempre. El Código Civil permite mandato por escrito privado, carta o incluso verbal; es válido en principio. Pero para que terceros confíen en él (y por exigencia de muchas entidades), el documento privado suele presentarse personalmente o reconocerse ante notario/juez. Para procesos judiciales generales, la forma es escritura pública.
La fijas tú en el texto. Si no indicas plazo, dura el tiempo necesario para cumplir el encargo y termina al ejecutarse. También termina por revocatoria, renuncia del mandatario, o por eventos como muerte o incapacidad de las partes (régimen de terminación del mandato).
Sí. Puedes revocarlo en cualquier momento: comunica por escrito la revocatoria al mandatario y, si ya presentaste el documento, avisa a la entidad para que no lo sigan aceptando. La revocación puede ser expresa o tácita (p. ej., otorgas después un mandato a otra persona para el mismo asunto).
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